La sottoscrizione di istanze e dichiarazioni rivolte alla pubblica amministrazione o a gestori di pubblico servizio non è più soggetta ad autentica se la firma è apposta alla presenza del dipendente addetto, competente a ricevere la documentazione.
Se la domanda, debitamente firmata, è trasmessa a mezzo posta o via fax deve essere allegata fotocopia, non autenticata, di un documento di identità valido dell'interessato (artt. 21 e 38 del DPR 445/2000). La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per l'assunzione a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad autenticazione (art. 39 DPR 445/2000).
Nei pochi casi in cui è ancora ammessa l'autenticazione da parte dell'ufficio Anagrafe è necessario presentarsi all'ufficio con un documento d'identità e il testo della dichiarazione.
La dichiarazione dovrà contenere solo stati, fatti e qualità a conoscenza del dichiarante e NON manifestazioni di volontà e/o impegni futuri (come, ad esempio, procure, scritture private fra le parti, dichiarazioni di impegno, ecc.).
L'ufficio anagrafe può anche autenticare:
- gli atti previsti dall'art. 14 L. 53/1990 circa i procedimenti elettorali;
- i consensi scritti, da parte degli aspiranti all'adozione, all'incontro fra questi e il minore da adottare;
- gli atti per i quali il codice di procedura penale richiede tale formalità (art. 39 D.lgs. 271/1989);
- le quietanze liberatorie degli assegni bancari, per le quali è previsto un modulo nell'apposita sezione del sito;
- gli atti relativi alla cremazione;
- la firma del votante sulla busta contenente la scheda di votazione per l'elezione degli organi di ordini professionali (art. 3 comma 7, D.P.R. 169/2005);
- le firme dei candidati e dei presentatori delle liste per l'elezione degli organi collegiali a livello di circolo-istituto scolastico;
- gli atti e le dichiarazioni aventi ad oggetto la compravendita di beni mobili registrati e rimorchi o la costituzione di diritti di garanzia sui medesimi.
NON è, infine, ammessa l'autentica di atti in lingua straniera.